LA FACTURA PERFECTA: DATOS OBLIGATORIOS QUE DEBEN APARECER

LA FACTURA PERFECTALlega el momento de hacer una factura y a todos nos han surgido alguna vez dudas. A continuación te contamos  todos los datos obligatorios que deben aparecer en una factura.

 

La obligación de facturar comienza en el momento en el que se entrega un bien, se presta un servicio o si hay pagos anteriores. Es decir, cuando exista la entrega de bienes o se realice una prestación de servicios y se entienda realizada en el territorio sujeto a un impuesto.

Si bien existen distintos formatos para una factura, todos los tipos tienen un contenido mínimo obligatorio para que el documento sea válido. Vamos a tratar ahora de aclarar cuáles son los datos que obligatoriamente han de aparecer  para poder considerarlo como factura y poder proceder a su desgravación.

LA FACTURA PERFECTA

Partes de la factura que deben aparecer obligatoriamente

1. Palabra FACTURA

Es obligatorio  incluir de forma bien visible la palabra “factura” en el documento. Principalmente sirve para diferenciarla de otros documentos como los presupuestos, albaranes o incluso otro tipo de factura (rectificativa, recapitulativa, etc…).

2. Número 

La numeración ha de ser correlativa y podrán establecerse series diferentes, especialmente cuando haya varios centros de facturación o varias actividades.

Por tanto, no sólo se indica por seguir un orden sino que, además, se trata de cumplir con el Reglamento de Facturación. Es una forma de evitar “trampas” a la hora de presentar el IVA trimestral.

En caso de error, no podemos eliminarla y “hacer que desaparezca”. En todo caso se recurrirá a una rectificativa (¡y ojo que éstas deben seguir un número o serie diferente a las normales!).

3.  Fecha

Se debe indicar la fecha de expedición, y la Fecha de operación si es distinta de la de expedición. Este dato es muy importante.

4. Identificación completa del emisor

Deberá mostrar correctamente y de forma visible al menos estos datos: Nombre y apellidos o o razón social, NIF o CIF y domicilio fiscal.

Cuando se trate de no residentes ha de constar la localización de su establecimiento permanente. Cuando el destinatario sea una persona física que no desarrolle actividaddes económicas, bastará con que figuren su nombre y su número de identificación fiscal.

5. Identificación del receptor

Los datos mínimos son los mismo que los de identificación del emisor: Nombre y apellidos o o razón social, NIF o CIF y domicilio fiscal.

En el caso de una factura simplificada,  no  es obligatorio, pero es más que aconsejable que lo detalles.

6. Descripción del concepto

Esta descripción debe realizarse de manera rigurosa. Detallar en qué consiste el producto, bienes o servicios que vamos a facturar para que no haya lugar a equívocos o malas interpretaciones.

7. Base imponible

La base imponible es el precio sin impuestos de los bienes o servicios. Es un dato que puede no aparecer siempre pero que se considera implícito dentro del resto de datos.

Para entenderlo, con la información que obtenemos en la factura (precio total e impuestos) podemos saber fácilmente cuál es la base imponible o precio de lo facturado sin impuestos.

8. Tipo de IVA

Existen tres tipos de IVA en función del porcentaje que se aplica al precio de venta:

  • IVA general: es el 21% y se aplica a la mayor parte de los productos y servicios.
  • IVA reducido: es el 10% y se aplica sobre todo a los artículos de alimentación (excepto a las bebidas alcohólicas), productos farmacéuticos o equipos médicos, servicios de transportes (billete de tren, de metro…) y servicios de hostelería, entre otros.
  • IVA superreducido: es el 4% y se aplica a productos de primera necesidad: pan, leche, huevos, verduras…, libros, periódicos o revistas, medicamentos y prótesis, entre otros.

Si en la factura se aplicaran distintos tipos de IVA, deben diferenciarse las operaciones sujetas a cada tipo.

Cuando la cuota se repercuta dentro del precio, se indicará el tipo aplicado o bien la expresión “IVA incluido” si se está autorizado a ello.

Hay que recordar que hay casos en los que el artículo que se vende o el servicio no lleva IVA (por esta exento o no sujeto), por lo que este dato no aparecerá. Ocurre esto, por ejemplo, con la venta de lotería, seguros, los servicios de enseñanza, actividades sanitarias…

9. Cuota de IVA

Es el resultado obtenido de multiplicar la base imponible por el tipo de IVA. Es decir, la cantidad que pagamos de IVA en base al precio total del bien o servicio que hemos adquirido.

10. Total

Se trata de la cantidad que debe pagar el cliente en total. Es el precio final en el que ya se incluyen retenciones e impuestos y se han aplicado descuentos, en caso de haberlos.

 

Contenido adicional que puede aparecer en una factura

Además de los puntos antes mencionados, existen otros elementos que, sin ser obligatorios, son más que aconsejables incluirlos para que cumpla totalmente con su cometido.

A. Forma de pago

Podría ser en efectivo, por transferencia bancaria, pago con tarjeta, etc.

B. Descuentos

Si lo hubiera deben aparecer detallados. Puede indicarse el total y también la cantidad desglosada, en caso de que haya descuentos por varios motivos.

C. Observaciones

Puede añadirse, en caso de que fuera necesario, una breve descripción sobre la operación comercial, por ejemplo.

 

Otros aspectos fiscales importantes

Norma aplicable de exención de IVA

Las facturas que contengan operaciones exentas de IVA deben indicar la norma que determina dicha exención. La mención debe incluirse incluso cuando haya varias operaciones y la exención sólo afecte a parte de ellas.

Regímenes especiales del IVA

Los contribuyentes acogidos a los regímenes especiales del IVA harán constar también esta circunstancia.

Sería el caso de la facturación por el destinatario, la inversión del sujeto pasivo, los que se encuentren en el régimen especial de las agencias de viajes, de los bienes usados o el de los objetos de arte, entre otros.

Obligatoriedad por parte del destinatario de pagar IVA en operaciones intracomunitarias

Las facturas emitidas a una empresa residente fuera de España, en la Unión Europea (operaciones intracomunitarias), también suelen indicar al pie la obligación del destinatario de declarar el IVA, a fin de clarificar las obligaciones fiscales.

Con frecuencia se omiten estas menciones por mero desconocimiento. Sin embargo, sí suele incluirse siempre el importe de la retención de IRPF, aún cuando no es obligatorio.

 

Más información en la web de la Agencia Tributaria.

Gestionepertu

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